Wprowadzenie KSeF w systemie 360 Księgowość pozwala na pełną kontrolę nad procesem fakturowania – od ręcznej wysyłki pojedynczych dokumentów, aż po pełną automatyzację. Dzięki zgodności ze schematem FA-3, masz pewność, że Twoje dokumenty są zawsze poprawne i bezpieczne.

Aktywacja połączenia KSeF

Zanim zaczniesz wysyłać dokumenty, musisz aktywować w systemie integrację z KSeF.

W menu Ustawienia > Dane firmy > Ustawienia połączeń zewnętrznych > zakładka E-Faktury KSeF możesz aktywować połączenie z serwerami KSeF za pomocą tokenu lub certyfikatu.

Szczegółowe dotyczące uwierzytelnienia znajdziesz w naszej instrukcji: Szczegółowa konfiguracja połączenia

Wybór trybu wysyłki: Ty decydujesz

W systemie 360 Księgowość możesz samodzielnie skonfigurować sposób, w jaki faktury trafiają KSeF. Możesz to zrobić w menu:

Ustawienia > Dane firmy > Ustawienia połączeń zewnętrznych > E-Faktury KSeF w polu "Częstotliwość wysyłki faktur do KSeF"

dostępne są opcje:

nie wysyłaj automatycznie (wskażę faktury do wysyłki i samodzielnie je wyślę z systemu) - opcja domyślna, faktury wysyłasz samodzielnie poprzez "Raport KSeF"
wysyłaj automatycznie (gdy tylko faktura pojawi się w systemie) -faktura jest przesyłana do KSeF w momencie jej zatwierdzenia w systemie
wysyłaj automatycznie od godz 20:00 faktury z bieżącego dnia - system zbiorczo wyśle wszystkie wystawione danego dnia faktury po określonej godzinie
wysyłaj automatycznie od godz 22:00 faktury z bieżącego dnia - system zbiorczo wyśle wszystkie wystawione danego dnia faktury po określonej godzinie

Poniżej znajdziesz dalsze kroki, w zależności od wybranej metody wysyłki.

Metoda: nie wysyłaj automatycznie

Wolisz wideo? Obejrzyj krótki film instruktażowy:

Przygotowanie pojedynczej faktury do wysyłki

Zanim wyślesz dokument, musisz go wystawić w tradycyjny sposób. Proces ten nie zmienia się znacząco, ale system w tle dokonuje dodatkowej weryfikacji.

Po wprowadzeniu nowej faktury sprzedaży w zakładce Sprzedaż > Faktury i inne dowody sprzedaży, (lub Przychody / Sprzedaż i Wystawianie Faktur dla KPIR) w prawym górnym rogu ekranu pojawił się nowy guzik "KSEF"

Klikając w ten guzik, możesz:

Zaznacz jeśli nie wysyłać FV - Odznaczyć fakturę, jako niewysyłaną do KSeF
Sprawdź i dodaj do kolejki - Sprawdzić fakturę (jej zgodność ze schematem) i dodać ją do kolejki (paczki) do wysyłki
Wyślij teraz! - Wysłać pojedynczą fakturę do KSeF
Pobierz fakturę - Pobrać fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML lub wizualizację PDF

Jeśli faktura była już wcześniej zweryfikowana i skierowana do wysyłki, zobaczysz tu również jej status:

Zarządzanie fakturami w "Raporcie KSeF"

Jeśli wystawiasz wiele faktur w ciągu dnia, nie musisz wysyłać każdej z osobna. Możesz skorzystać z funkcji dostępnej w zakładce Sprzedaż/Przychody> Raport KSeF.

W tym miejscu możesz zweryfikować:

poprawność faktur
statusy wysyłki
wysłać faktury zbiorczo do KSeF

Korzystając z raportu możesz używać filtrów, ze względu na:

Status pliku
Status walidacji pliku XML

Wysyłka zbiorcza

Aby skorzystać z opcji wysyłki zbiorczej na liście faktur sprzedaży zaznacz checkboxy przy dokumentach, które chcesz wysłać.

Następnie na dole listy wybierz guzik "Sprawdź faktury"

Zobaczysz komunikat:

Po sprawdzeniu, status paczki faktur podświetli się na niebiesko

Po kliknięciu w status paczki, możesz wybrać opcję "Sprawdź paczkę faktur" - wybranie tego guzika jest równoznaczne z wysyłką faktur do KSeF.

Po tej czynności status paczki będzie aktualizowany w raporcie, do uzyskania statusu: Dostarczony, obsłużony

Kiedy paczka otrzyma ten status, możesz klikając w niego pobrać UPO dot. tej wysyłki.

Po pomyślnej akceptacji przez Ministerstwo Finansów, na fakturze zostanie nadany numer KSeF, a system umożliwi wygenerowanie jej wizualizacji wraz z kodem QR.

Faktury możesz pobierać jak do tej pory - na standardowym wydruku z sytemu pojawi się kod QR.

Metoda: wysyłaj automatycznie

Wolisz wideo? Obejrzyj krótki film instruktażowy:

W momencie kliknięcia przycisku „Zapisz” na nowej fakturze, system automatycznie (w tle) przydziela ją do "paczki" faktur do wysyłki.
Rolą użytkownika jest śledzenie i weryfikacja statusu dokumentów w zakładce Sprzedaż/Przychody> Raport KSeF.

Zarządzanie fakturami w "Raporcie KSeF"

W tym miejscu możesz zweryfikować:

poprawność faktur
statusy wysyłki
wysłać faktury zbiorczo do KSeF

Korzystając z raportu możesz używać filtrów, ze względu na:

Status pliku
Status walidacji pliku XML

Klikając w status paczki: Dostarczony, obsłużony

możesz pobrać UPO dot. tej wysyłki.

Po pomyślnej akceptacji przez Ministerstwo Finansów, na fakturze zostanie nadany numer KSeF, a system umożliwi wygenerowanie jej wizualizacji wraz z kodem QR.

Faktury możesz pobierać jak do tej pory - na standardowym wydruku z sytemu pojawi się kod QR.

Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości: