1. Informacje ogólne
Panel zarządzania użytkownikami gromadzi w jednym miejscu administrację użytkownikami wszystkich firm, którymi zarządza użytkownik główny. Znajdziesz go na Pulpicie w zakładce Wszyscy użytkownicy.
Panel umożliwia:
przeglądanie użytkowników firm i ich uprawnień,
sprawdzenie, do których firm dodano danego użytkownika,
zapraszanie nowych użytkowników do firm,
dodawanie istniejących użytkowników do kolejnych firm,
usuwanie użytkowników z firm,
zmianę uprawnień użytkowników,
w pakiecie PRO – wykonywanie operacji na wielu użytkownikach lub firmach jednocześnie.
1.1. Dostępność w poszczególnych pakietach
Panel zarządzania użytkownikami jest dostępny we wszystkich pakietach systemu 360 Księgowość.
Standard: użytkownikami wszystkich zarządzanych firm można administrować z jednego miejsca, ale dodawanie i usuwanie użytkowników oraz zmianę uprawnień wykonuje się pojedynczo.
PRO: oprócz funkcji pakietu Standard dostępne są operacje zbiorcze, które pozwalają zarządzać kilkoma użytkownikami lub firmami naraz. Jedną operacją można np.:
dodać wielu użytkowników do jednej firmy,
dodać jednego użytkownika do wielu firm,
usunąć wielu użytkowników z jednej firmy,
usunąć jednego użytkownika z wielu firm,
zmienić uprawnienia wielu użytkowników w jednej firmie,
zmienić uprawnienia jednego użytkownika w wielu firmach.
Kluczowa różnica: w pakiecie PRO czynności wykonywane dotąd pojedynczo można wykonać jednocześnie dla wielu użytkowników lub firm.
2. Struktura panelu i sposób korzystania
Zarządzanie użytkownikami można rozpocząć na dwa sposoby:
Według firmy – wybierz firmę, której użytkownikami chcesz zarządzać.
Według użytkownika – wybierz użytkownika, którego dostępem do różnych firm chcesz zarządzać.
Oba widoki obsługują te same podstawowe czynności, różnią się tylko punktem wyjścia. Jeśli najpierw wybierzesz firmę, a potem użytkownika z listy użytkowników, wybór firmy zostanie wyczyszczony.
2.1. Lista firm
W polu wyboru firmy wyświetlane są tylko te firmy, w których zalogowany użytkownik jest użytkownikiem głównym.
2.2. Lista użytkowników
W polu wyboru użytkownika wyświetlani są użytkownicy, których zalogowany użytkownik główny zaprosił do swoich firm. Lista pozwala zarządzać dostępem tego samego użytkownika do różnych firm.
2.3. Wybór firmy
Po wybraniu firmy wyświetla się lista użytkowników, podzielona na:
użytkowników powiązanych – już dodanych do wybranej firmy,
użytkowników niepowiązanych – znajdujących się na liście użytkowników zarządzanych przez użytkownika głównego, ale niedodanych do wybranej firmy.
W tym widoku możesz dodawać użytkowników do firmy, usuwać ich i zmieniać ich uprawnienia.
2.4. Wybór użytkownika
Po wybraniu użytkownika wyświetla się lista firm, podzielona na:
firmy powiązane – do których wybrany użytkownik został już dodany,
firmy niepowiązane – w których zalogowany użytkownik jest użytkownikiem głównym, ale wybrany użytkownik nie został jeszcze do nich dodany.
Ten widok pozwala zarządzać dostępem jednego użytkownika do wielu firm.
2.5. Rozróżnianie wierszy powiązanych i niepowiązanych
Wiersze powiązane i niepowiązane są na liście wizualnie odróżnione. Wiersze powiązane zawsze wyświetlają się jako pierwsze.
Wiersze powiązane – ciemniejszy tekst.
Wiersze niepowiązane – jaśniejszy (szary) tekst.
Na końcu każdego wiersza niepowiązanego jest opcja dodania. Na końcu każdego wiersza powiązanego są opcje edycji uprawnień i usunięcia dostępu.
3. Zarządzanie użytkownikami w pakiecie Standard
Pakiet Standard obsługuje wszystkie podstawowe czynności, ale zawsze tylko dla jednego użytkownika lub jednej firmy naraz.
3.1. Zapraszanie nowego użytkownika
Otwórz panel zarządzania użytkownikami.
Kliknij znak + obok pola wyboru użytkownika.
Wpisz adres e-mail nowego użytkownika.
Wybierz firmę, do której chcesz go dodać i kliknij guzik + Dodaj.
W pakiecie Standard przy dodawaniu nowego użytkownika można wybrać jedną firmę. Aby dodać go do kilku firm, powtórz czynność osobno dla każdej firmy, używając znaku + na końcu wiersza firmy.
3.2. Dodawanie istniejącego użytkownika do firmy
Użytkownika, który został już zaproszony do jednej z firm użytkownika głównego, można dodać do kolejnych firm bez wysyłania nowego zaproszenia.
Według firmy
Wybierz firmę, do której chcesz dodać użytkownika.
Znajdź użytkownika na liście.
Kliknij znak + na końcu jego wiersza.
Użytkownik zostaje dodany do wybranej firmy.
Według użytkownika
Wybierz użytkownika, którego chcesz dodać do innej firmy.
Znajdź firmę, do której nie został jeszcze dodany.
Kliknij znak + na końcu wiersza firmy.
Użytkownik zostaje dodany do wybranej firmy.
Oba sposoby dają ten sam efekt – różnią się tylko tym, czy zaczynasz od firmy, czy od użytkownika.
3.3. Zmiana uprawnień użytkownika
Według firmy
Wybierz firmę.
Znajdź użytkownika, którego uprawnienia chcesz zmienić.
Kliknij ikonę ołówka na końcu jego wiersza.
Otworzy się okno edycji uprawnień.
Wprowadź zmiany i zapisz.
Według użytkownika
Wybierz użytkownika.
Znajdź firmę, w której chcesz zmienić jego uprawnienia.
Kliknij ikonę ołówka na końcu wiersza firmy.
Zmień uprawnienia i zapisz.
Zmiana uprawnień dotyczy wybranego użytkownika wyłącznie we wskazanej firmie.
3.4. Usuwanie użytkownika z firmy
Według firmy
Wybierz firmę.
Znajdź użytkownika, którego chcesz usunąć.
Kliknij ikonę kosza na końcu jego wiersza.
Potwierdź usunięcie.
Według użytkownika
Wybierz użytkownika.
Znajdź firmę, z której chcesz go usunąć.
Kliknij ikonę kosza na końcu wiersza firmy.
Potwierdź usunięcie.
Użytkownik zostaje usunięty tylko z wybranej firmy. Jeśli został dodany także do innych firm, jego dostęp do nich pozostaje bez zmian.
4. Zarządzanie użytkownikami w pakiecie PRO
Pakiet PRO obejmuje wszystkie funkcje pakietu Standard i pozwala wykonywać te same czynności zbiorczo. Najpierw zaznacz odpowiednich użytkowników lub firmy, a następnie zastosuj wspólną akcję.
4.1. Zaznaczanie wierszy
W pakiecie PRO każdy wiersz ma pole wyboru. Wiersze można zaznaczyć na trzy sposoby:
ręcznie, klikając wybrane wiersze,
przyciskiem „Zaznacz powiązane”,
przyciskiem „Zaznacz niepowiązane”.
„Zaznacz powiązane” – w widoku firmy zaznacza wszystkich użytkowników już dodanych do wybranej firmy; w widoku użytkownika zaznacza wszystkie firmy, do których użytkownik został już dodany. Służy głównie do usuwania użytkowników lub zmiany ich uprawnień.
„Zaznacz niepowiązane” – w widoku firmy zaznacza wszystkich użytkowników, którzy nie zostali jeszcze dodani do wybranej firmy; w widoku użytkownika zaznacza wszystkie firmy, do których użytkownik nie został jeszcze dodany. Służy głównie do dodawania użytkowników lub dostępu do firm.
Zmiana zaznaczenia – po użyciu przycisku „Zaznacz powiązane” lub „Zaznacz niepowiązane” możesz ręcznie skorygować wybór. Na przykład: jeśli zaznaczono wszystkich niepowiązanych użytkowników, a niektórych nie chcesz dodawać, odznacz ich pola wyboru. Operacja dotyczy wyłącznie zaznaczonych wierszy.
Aby wyczyścić zaznaczenie, użyj przycisku:
„Odznacz powiązane”,
„Odznacz niepowiązane”.
Liczba zaznaczonych wierszy jest wyświetlana pod listą.
4.2. Wykonywanie operacji zbiorczych
Po zaznaczeniu wierszy użyj przycisków akcji pod listą:
Dodaj – dla wierszy niepowiązanych,
Usuń – dla wierszy powiązanych,
Edytuj uprawnienia – dla wierszy powiązanych.
Dostępne akcje zależą od tego, czy zaznaczone wiersze są powiązane z firmą.
4.3. Dodawanie wielu użytkowników do jednej firmy
Wybierz firmę.
Kliknij „Zaznacz niepowiązane” albo zaznacz użytkowników ręcznie.
W razie potrzeby odznacz użytkowników, których nie chcesz dodawać.
Kliknij „Dodaj” pod listą.
Potwierdź operację.
Wszyscy zaznaczeni użytkownicy zostają dodani do wybranej firmy.
4.4. Usuwanie wielu użytkowników z jednej firmy
Wybierz firmę.
Kliknij „Zaznacz powiązane” albo zaznacz użytkowników ręcznie.
Sprawdź zaznaczonych użytkowników.
Kliknij „Usuń”.
Potwierdź usunięcie.
Wszyscy zaznaczeni użytkownicy zostają usunięci z wybranej firmy.
4.5. Zmiana uprawnień wielu użytkowników
Wybierz firmę.
Zaznacz użytkowników, których uprawnienia chcesz zmienić.
Kliknij „Edytuj uprawnienia”.
Otworzy się okno edycji uprawnień.
Ustaw żądane uprawnienia.
Zapisz zmiany.
Ważne!
Zbiorcza zmiana uprawnień nadpisuje dotychczasowe uprawnienia zaznaczonych użytkowników. Ustawienia z okna edycji są stosowane do wszystkich zaznaczonych użytkowników, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z typu każdego użytkownika.
Oznacza to, że:
dotychczasowe indywidualne ustawienia uprawnień nie są zachowywane,
uprawnienia zaznaczonych użytkowników są zastępowane tymi zdefiniowanymi w operacji zbiorczej,
użytkownikom nie można nadać uprawnień, na które nie pozwala ich typ.
Przykład: firma ma trzech użytkowników o różnych uprawnieniach. Użytkownik główny zaznacza wszystkich trzech i ustawia nowe uprawnienia w oknie zbiorczej edycji. Po zapisaniu dotychczasowe uprawnienia całej trójki zostają zastąpione nowymi, przy czym nadal obowiązują ograniczenia wynikające z typu każdego użytkownika.
Uwaga: zbiorcza zmiana uprawnień nie dodaje po prostu jednego uprawnienia do istniejących – ona je zastępuje.
4.6. Dodawanie jednego użytkownika do wielu firm
Wybierz użytkownika.
Kliknij „Zaznacz niepowiązane” albo zaznacz firmy ręcznie.
W razie potrzeby odznacz firmy, do których nie chcesz dodawać użytkownika.
Kliknij „Dodaj”.
Potwierdź operację.
Użytkownik zostaje dodany do wszystkich zaznaczonych firm jednocześnie. Otrzymuje tylko jeden e-mail z powiadomieniem, zawierający listę firm, do których został dodany.
4.7. Usuwanie jednego użytkownika z wielu firm
Wybierz użytkownika.
Kliknij „Zaznacz powiązane” albo zaznacz firmy ręcznie.
Sprawdź zaznaczone firmy.
Kliknij „Usuń”.
Potwierdź operację.
Użytkownik zostaje usunięty ze wszystkich zaznaczonych firm.
4.8. Zmiana uprawnień jednego użytkownika w wielu firmach
Wybierz użytkownika.
Zaznacz firmy, w których chcesz zmienić jego uprawnienia.
Kliknij „Edytuj uprawnienia”.
Ustaw żądane uprawnienia w oknie edycji.
Zapisz zmiany.
Uprawnienia użytkownika zostają nadpisane we wszystkich zaznaczonych firmach. Obowiązuje ta sama zasada: zbiorcza zmiana zastępuje dotychczasowe uprawnienia, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z typu użytkownika.
4.9. Dodawanie nowego użytkownika do wielu firm jednocześnie
Kliknij znak + obok pola wyboru użytkownika.
Wpisz adres e-mail nowego użytkownika.
Wybierz firmy, do których chcesz go dodać.
Potwierdź dodanie.
W pakiecie PRO przy dodawaniu nowego użytkownika można wybrać wiele firm – w pakiecie Standard tylko jedną.
5. Porównanie pakietów
Funkcja | Standard | PRO |
Panel zarządzania użytkownikami | ✓ | ✓ |
Zarządzanie użytkownikami wielu firm z jednego miejsca | ✓ | ✓ |
Zarządzanie użytkownikami według firmy | ✓ | ✓ |
Zarządzanie firmami według użytkownika | ✓ | ✓ |
Zapraszanie nowego użytkownika | ✓ | ✓ |
Dodawanie użytkownika do firmy | ✓ | ✓ |
Usuwanie użytkownika z firmy | ✓ | ✓ |
Zmiana uprawnień użytkownika | ✓ | ✓ |
Dodawanie wielu użytkowników naraz | X | ✓ |
Usuwanie wielu użytkowników naraz | X | ✓ |
Zmiana uprawnień wielu użytkowników naraz | X | ✓ |
Dodawanie jednego użytkownika do wielu firm naraz | X | ✓ |
Usuwanie jednego użytkownika z wielu firm naraz | X | ✓ |
Zmiana uprawnień jednego użytkownika w wielu firmach naraz | X | ✓ |
Wybór wielu firm przy zapraszaniu nowego użytkownika | X | ✓ |
6. Zarządzanie użytkownikami w ustawieniach firmy – nowy widok
Ścieżka: Ustawienia > Dane firmy > Użytkownicy
Widok zarządzania użytkownikami w ustawieniach firmy został zaktualizowany. Podstawowe funkcje pozostają bez zmian, ale zmienił się układ listy użytkowników, położenie przycisków akcji i sposób dodawania użytkowników.
6.1. Lista użytkowników
Nowy widok pokazuje użytkowników firmy wraz z ich typem i poziomem zabezpieczeń. Główne zmiany:
dodano pole „Wyszukaj użytkowników”, które pozwala szybko znaleźć użytkownika,
aby zmienić uprawnienia, kliknij ikonę ołówka na końcu wiersza użytkownika,
aby usunąć użytkownika, kliknij ikonę kosza na końcu jego wiersza.
Wcześniej przycisk „Usuń” znajdował się nad tabelą, a do zmiany uprawnień służył osobny przycisk „Edytuj”.
6.2. Dodawanie użytkownika
Aby dodać nowego użytkownika, kliknij niebieski znak + nad listą użytkowników obok okna wyszukiwania. Otworzy się okno „Dodaj użytkownika”, w którym wpisujesz adres e-mail.
Nowość: lista wyboru automatycznie zawiera użytkowników, których użytkownik główny zaprosił już do innych swoich firm. Dzięki temu można wybrać istniejącego użytkownika z listy bez ponownego wpisywania jego adresu e-mail.
6.3. Zmiana uprawnień i usuwanie użytkownika
Zasady zmiany uprawnień i usuwania użytkowników się nie zmieniły – zmieniło się tylko położenie przycisków akcji, które są teraz na końcu każdego wiersza. W widoku ustawień operacje zbiorcze nie są dostępne. Scentralizowane zarządzanie użytkownikami wielu firm, w tym operacje zbiorcze w pakiecie PRO, zapewnia osobny panel zarządzania użytkownikami.
7. Ograniczenia obecnej zmiany
Obecnie nie będzie można zbiorczo przekazać praw użytkownika głównego innemu użytkownikowi za pomocą uprawnień. Zbiorcza zmiana użytkowników głównych zostanie w przyszłości wdrożona.
Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości i pytania:
napisz do nas: [email protected]
zadzwoń do nas: +22 30 75 777
skorzystaj z czatu
Odwiedź też naszą stronę 360 Księgowość
Pozdrawiamy!